בעבודתי אני נתקלת בלא מעט הליכי ציבור – מוצלחים יותר או פחות.

אבל, נקודה שאני רואה שחוזרת על עצמה היא חוסר ההבנה בדבר חשיבות המשוב והפקת הלקחים, והדרך לעשות אותה.

בהליכי שיתוף ציבור, כמו בכל מהלך עומק, יש חשיבות להבין האם ההחלטה לצאת למהלך, כמו גם בחינת התהליך עצמו, היו מוצלחים, וחשוב מכך מה ניתן ללמוד ולהשתפר בהמשך. בשונה מהליכים אחרים, יש בבחינה כזו גם רכיב של שיתוף. וככזה הוא מחזק את תחושת המשתתפים שיש כאן הטמעה של חשיבות השיתוף והיא אינה רק מהשפה לחוץ.

לשם כך, נדרש לחזור אל כל הגורמים הרלוונטיים לתהליך, ולקבל מהם משוב על שיתוף הציבור.

להלן מספר נקודות שאני ממליצה לתת עליהם את הדעת, הכתובים בתמצית.

המעוניינים להרחיב, מוזמנים ליצור קשר.

עומק המשוב

הליכי שיתוף ציבור הם רבים ומגוונים. עומק התהליך, כמו גם משך הזמן שלו, היקף המשתתפים וכמות המשאבים המוקצית בו – קיימים במנעד רחב, מגוון ומשתנה.

כלל אצבע: עומק המשוב כעומק השיתוף.

ככל שהליך השיתוף עמוק ומקיף יותר, נדרש שהבחינה והפקת הלקחים תהיה מעמיקה ומקיפה יותר. לדוגמא, בהליך קצר ונקודתי ניתן להסתפק בטופס מקוון עם מספר שאלות בעוד בהליך מקיף יש גם לבצע ראיונות עומק עם מדגם מהמשתתפים.

כבר בעת תכנון הליך השיתוף, נדרש להקצות את החשיבה והמשאבים לדרך הלמידה והפקת הלקחים. בכל פרויקט שיתופי יש להקצות אחוז מסוים מהמשאבים לתהליך הפקת הלקחים. מכאן כי ככל שהתקציב הכולל גדול יותר, כך גם תגדל ההקצאה למשוב ולהפקת לקחים.  

נקודת הזמן

במרבית המקרים, להליכי שיתוף ציבור יש גם מטרות ארוכות טווח הקשורות לחיזוק הקשר והאמון בין הציבור לרשות.

מכאן כי יש לדגום את המשתתפים לכל הפחות פעמיים – אחת בסמוך לסיום ההליך (אני ממליצה בתוך 24 שעות) והשנייה בחלוף תקופת זמן משמעותית (מומלץ לא פחות מחצי שנה).

כמובן שהכלל ביחס לעומק ההליך רלוונטי גם לשאלה בדבר נקודות הזמן ומספר המשובים.

בהליך נקודתי וקטן כגון היוועצות אד הוק ביחס למדיניות שגובשה, ניתן להסתפק בשאלון אחד וקצר. בהליכי שיתוף רחבים כגון אסיפות עם, שעדיין אינם מתקיימים בישראל, רצוי לדגום אפילו שלוש פעמים, וזאת מתוך התפיסה כי תהליכי עומק כאמור יש בהם כדי להשפיע על המעורבות החברתית של המשתתפים גם לאורך זמן.

מי נסקר

שאלה משמעותית היא מי הקבוצה ממנה אתה צריך לקבל משוב על מנת לקבל תמונה מלאה על התהליך.

העברת משוב למשתתפים בפועל, היא המובן מאליו. אולם, אני סבורה שכדי לקבל משוב מקיף ומלא יש להעביר את המשוב גם לגורמים נוספים –

1. הלא משתתפים – קבוצת המשתתפים בהליכי שיתוף ציבור תמיד תהיה מוגבלת. כדאי לזכור כי ניתן ללמוד ולאבחן את הצלחת תהליך השיתוף גם מול גורמים רלוונטיים להליך הקונקרטי אשר בפועל לא השתתפו בהליך. הדבר נכון הן לגורמים ברשות והן מהציבור. משוב זה הוא חשוב ביותר משני טעמים מרכזיים: הראשון, היכולת לגלות חסמים בהרחבת קהל המשתתפים, והשני, להעביר את המסר למי שלא הצליח ליטול חלק שאף הוא גורם רלוונטי ושעמדתו ושותפתו לאורך זמן חשובים.
2. מנהלים – חשוב להבין כיצד רואים המנהלים בארגון את תהליך שיתוף הציבור. הכוונה היא למנהלים שלא היו שותפים להליך עצמו אך צפויים לקבל החלטות הקשורות לנושא השיתוף או לאשר אותם. הבנה זו נדרשת כדי להבין האם יש חסמים בארגון הספציפי שעלולים למנוע בהמשך את הטמעת ההמלצות, או את האפשרות להמשיך בהליכי שיתוף בעתיד ובאיזה אופן. נזכיר כי תהליכי שיתוף ציבור שהתוצרים בהם אינם מקודמים, עלולים להגביר את אי האמון ואת המוטיבציה להשתתף בעתיד בתהליכים מסוג זה.
3. הגורם המארגן – בהליכים רבים, בוודאי המורכבים שביניהם, הגורם המארגן אינו הגורם המקצועי – מהרשות או הציבור – המשתתף בהליך, אלא מי שבונה ומארגן את היום, בשיתוף עם הגורם המקצועי. לגורם זה יש ראייה רחבה יותר על תהליכי שיתוף ציבור ונקודת המבט שלהם חשובה.

מטרות השיתוף

להליכי שיתוף ציבור יש מטרות מגוונות ושונות. מטרת השיתוף יכולה להיות קבלת רעיונות חדשים, רתימת שותפים, הרחבת בסיס המידע והידע ועוד.

חשוב כי המשוב יתוכנן וינוסח ככזה הנותן מענה גם לשאלה האם המטרה ביציאה להליך שיתוף הושגה והאם התהליך נבנה ככזה התומך בחיזוק המטרה, וזאת מעבר להשגת היעד הקונקרטי בו סביבו ההליך נסוב.

ואדגים, נניח רשות יצאה להליך שיתוף במטרה לרתום שותפים למדיניות שהיא מבקשת לקדם. לשם כך היא יצרה הליך חשיבה ראשוני על המדיניות המתגבשת. מעבר לבחינת התוצר מההערות שהתקבלו (האם היה בהם חדש לדוגמא), יש חשיבות לבחון לאורך זמן, האם המשתתפים הפכו מחויבים יותר למדיניות וזאת ביחס למי שלא היה שותף לתהליך.

לסיכום

כחלק מתכנון הליך שיתוף ציבור, יש לתת את הדעת לדרך בחינתו בדיעבד. בחינה זו חשובה הן לצורך הבניית המשך התהליך בצורה טובה יותר, והן לצורך הפקת לקחים לטובת הליכי שיתוף ציבור נוספים.

חשוב לאפיין את התהליך ככזה, שמסתכל בצורה רחבה יותר ולא לבנות משוב – הן בתוכן והן במתודה – שנותן למארגנים ולמובילים את המובן מאליו.

פוסט קצר זה, נועד לתת הצצה בלבד לנקודות כשל שראיתי שחוזרות על עצמם בנושא זה.

מקווה שהדברים יהיו לעזר.

^{Photo by Jon Tyson on Unsplash}